Achtung: Seit Juni 2026 gibt es neue Antragsformulare. Bereits eingereichte Anträge auf den alten Formularen müssen nicht neu gestellt werden. Auch mit dem alten Formular vorbereitete Anträgen können noch eingereicht werden. Auch Reste bereits ausgedruckter alter Antragsformulare können noch verwendet werden.
Zur Antragstellung ist immer ein ausgefülltes Antragsformular einzureichen. Je nachdem, ob sich der Antag auf Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie andere im Zuammenhang mit Dienstreisen entstandene Kosten) oder andere Ausgaben bezieht, ist entweder das Antragsformular für Reisekosten oder das für Sachaufwand (das sind alle anderen Kosten) einzureichen. Die Formulare stehen auch als Vordruck bereit (Antrag für Reisekosten und Sachaufwand). Ausfüllhinweise sind im jeweiligen Dokument enthalten; bei den ausfüllbaren Dateien an der jeweiligen Stelle und bei den Vordrucken auf der zweiten Seite.
Zu jedem Antrag ist außerdem eine Auszahlungsanweisung einzureichen. Je nachdem, ob ein Vorschuss beantragt wird oder ein Antrag auf Erstattung von Reisekosten oder Sachaufwand, steht eine passende Auszahlungsanweisung bereit.
Je nachdem, auf was sich der Antrag bezieht, sind außerdem entsprechende Belege einzureichen. Beispielsweise ist bei einem Antrag auf Erstattung von Kosten für eine Dienstleistung eine Rechnung, eine Quittung oder ein Honorarvertrag einzureichen. Falls die Teilnahme von Personen nachzuweisen ist (z.B. bei Kosten für Lebensmittel oder Übernachtungskosten), ist eine Teilnahmeliste einzureichen.
Die Auszahlungsanweisung für Vorschüsse ist im Original mit der eigenhändigen Unterschrift der Person, an die der Vorschuss ausgezahlt werden soll, einzureichen. Ein Scan, eine Kopie oder ein Dokuemnt mit computergenerierter Faksimileunterschrift sind nicht ausreichend. Das gilt gleichermaßen für die Unterschriften auf Teilnahmelisten und Honorarverträge. Auch Belege sind im Original einzureichen.
Die anderen Auszahlungsanweisungen und das Antragsformular müssen nicht unterschrieben werden und können daher auch per E-Mail eingereicht werden. Damit Anträge nicht doppelt angelegt und bearbeitet werden, sollten sie nicht doppelt eingereicht werden, z.B. per E-Mail und zusätzlich ausgedruckt. Können nicht alle Unterlagen zu einem Antrag per E-Mail eingereicht werden (z.B. bei Vorschussanträgen oder wenn Kassenbons einzureichen sind), können entweder der Antrag und alle elektronisch einreichbaren Anlagen per E-Mail eingereicht und die restlichen unterlagen nachgereicht werden oder alle Unterlagen werden gesammelt auf Papier eingereicht.